De spin in het warehouse-web: communiceren en innoveren als Functioneel Applicatie Beheerder

Toen Rick 7 maanden geleden in dienst trad bij bol.com, werd de diversiteit van zijn nieuwe functie hem al snel duidelijk: “Als Functioneel Applicatiebeheerder beheer je het Warehouse Management Systeem (WMS) voor de fulfilment centers van bol.com. Heel kort gezegd is het WMS verantwoordelijk voor het gehele logistieke proces binnen de organisatie. Vanaf het moment dat spullen per vrachtwagen het warehouse binnenrijden, totdat ze als pakketje bij de juiste vervoerder uitkomen en alles daar tussenin. Denk hierbij aan verplaatsingen van producten, voorraad checks, het aansturen van lopende banden etc. In onze rol zorgen we ervoor dat het platform optimaal draait en lossen we binnenkomende problemen op. Maar daarnaast zijn we ook veel bezig met innovatie en helpen we met het doorvoeren van verbeteringen. Echt wel van alles wat dus.”

Zo heeft Jeroen zich de afgelopen maanden vooral gericht op de livegang van het nieuwste bol.com fulfilment center. “Voordat ik bij bol.com aan de slag ging, werkte ik als functioneel applicatie beheerder bij een softwarebedrijf gericht op de accountancy. Een hele andere tak van sport dus. Ik had dan ook helemaal geen ervaring binnen de logistieke wereld en had niet eerder met Warehouse Management Systemen gewerkt. Binnen 3 maanden nadat ik startte bij bol.com kreeg ik echter al de kans om onderdeel uit te maken van deze livegang.”

“In de maanden voordat het nieuwe fulfilment center gaat draaien, vullen we eigenlijk alles in en denken we de processen uit. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als er iets mis gaat met orders? Hoe kan iedere stap in het warehouse goed gemonitord worden op afstand? En wat moet er naar aanleiding van onze analyses nog door IT worden gebouwd? Na een aantal testfases gaan we echt live, en dan is het een kwestie van monitoren en kinderziektes uit het systeem halen die orders laten vastlopen. Daar gaan we dan ook weer mee aan de slag om te kijken hoe we dit in de toekomst kunnen voorkomen.”

Jeroen: “Dit zijn onwijs toffe projecten om mee te maken. Je bent namelijk bezig met het opzetten van een gigantische logistieke infrastructuur! En ook al ben je nog jong, of heb je nog geen ervaring met alle systemen zoals ik, kun je al wel snel instappen en dit hele proces van dichtbij meemaken om zo gaandeweg te leren.”

Rick: “Voor mij is dit de diversiteit binnen de werkzaamheden. Er is ruimte en vrijheid om je dagen en taken in te richten zoals jij dat wilt. Daarbij zijn onze teams heel erg zelfsturend. Zie je processen die verbeterd kunnen worden? Of heb je interesse in een bepaald onderwerp? Pak het maar op en doe het maar. Zo ben ik in het OPEX (Operational Excellence) traject verzeild geraakt. Dat is kortgezegd een traject waarbij we alle voorstellen voor verbeteringen in het WMS verzamelen, zowel vanuit de fulfilment centers als vanuit kantoor, waarna we deze toetsen en bepalen of ze doorgevoerd kunnen worden.”

Jeroen: “Het teamgevoel is ook een belangrijk onderdeel van het werk voor mij. We hebben bijvoorbeeld wekelijks een team meeting waarin we bij elkaar checken hoe we ervoor staan en of we elkaar kunnen helpen met bepaalde werkzaamheden. Dat is heel prettig, we waken echt voor elkaar. Maar wat ik ook heel mooi vind is dat het werk heel tastbaar is. In m’n vorige baan zat ik voornamelijk op kantoor omdat daar alles gebeurde. Ik denk dat veel applicatie beheerders dat herkennen, en dat dit ook het stoffige imago van de functie verklaart. Bij bol.com gaat dat er anders aan toe.”

Het grote verschil bij bol.com is, dat je hier de vrijheid hebt om in de warehouses met eigen ogen te zien wat er gebeurt. Mijn eerste week voelde ik me als een kind in een pretpark, de centra van bol.com zijn echt indrukwekkend! Je wordt daarbij ook aangespoord om de processen van dichtbij te bekijken, met medewerkers op de vloer in gesprek te gaan en te kijken wat er beter kan. Moet een medewerker bijvoorbeeld 3 keer op dezelfde knop drukken om een handeling in het warehouse uit te voeren? Misschien kunnen we wel 1 item weghalen in het proces en kijken of we daarmee zijn of haar werk wat makkelijker kunnen maken. Als dat is gelukt en je loopt daarna weer in het warehouse rond en ziet dat het werkt, dan maakt dat je werk ontzettend tastbaar.”

Ook de reikwijdte en het volume waarmee wordt gewerkt is uniek in de logistieke wereld. “Doordat we vrijwel alles binnen onze systemen zelf maken en er hier geen standaard software voldoet, heb je soms wel te maken met 10 á 15 verschillende IT-teams. Maar je schakelt daarnaast ook met meerdere service partners in de fulfilment centers, met ontwikkelaars, met product owners….als Functioneel Applicatie Beheerder ben je echt de spin in het web voor al deze verschillende stakeholders.”

Jeroen: “Schaalbare oplossingen bedenken staat momenteel hoog op de agenda. Hierbij zijn we nu al goed aan het kijken welke processen we misschien anders kunnen invullen en wat ons nu onnodig veel tijd kost. Een super interessante tijd om in te stappen, want je kunt echt meehelpen met het maken van veranderingen binnen bestaande processen.”

Rick: “Mede door de grootte van het bedrijf leer je bij bol.com ontzettend veel over logistieke processen zonder de touch met de vloer te verliezen. Daarnaast is vrijwel niets te gek en krijg je echt de ruimte om zelf met ideeën te komen en deze uit te voeren. Vind je het leuk om te innoveren en oplossingsgericht te werk te gaan? Dan kom je bij ons op een hele mooie plek terecht!”