Conceptueel de complexiteit overzien

In je werk als procurement specialist bij bol.com draag je bij aan strategisch inkopen voor een snelgroeiende organisatie, zegt Gerard Fokkema. Hij is Procurement Category Lead Logistics en zag het team binnen bol.com verdrievoudigen de laatste jaren. We praten met Gerard over de uitdagingen en kansen  van procurement bij bol.com. Maar eerst, hoe kwam je bij bol.com terecht?

“Ik startte bij Friesland Campina in productie management. Dat was leuk, maar ik zocht meer aansluiting met de commerciële kant. Ik wilde meer van de wereld zien en buiten het bedrijf contacten opdoen. Zo kwam ik bij procurement terecht. Na een paar jaar maakte ik een overstap naar Jacobse Douwe Egberts. Na 3 jaar veel geleerd te hebben over inkoopcategorieën en strategisch inkopen, raakte ik in gesprek met bol.com

Ik was gewend om bij internationale ondernemingen te werken en over de grenzen kijken. Wilde ik wel voor een Nederlandse organisatie werken? Al bij de eerste gesprekken werd duidelijk dat er binnen bol.com zoveel verandering gaande is op inkoop, daar moest ik wel instappen. Ik maakte  in 2020 de keus om te switchen van meer traditionele corporates naar een jong en fris bedrijf dat een grote groei meemaakte.”

Procurement bij bol.com betekent dat wij alle goederen en services inkopen die we nodig hebben om bol.com te zijn. Wij houden ons niet bezig met de producten die je als consument koopt op ons platform, maar wel met alles om mogelijk te maken dat je het kunt kopen en bij je wordt bezorgd. Van de heftrucks tot inpakmachines, van de inrichting van een nieuw magazijn tot de keuze van onze servicepartners met wie we de bezorging doen.

In januari 2022 hebben we bij procurement de verdeling gemaakt in 3 categorieën. Mijn team is betrokken bij alle stappen die er nodig zijn om een pakket van ons magazijn naar jouw voordeur te brengen. Dat begint al met het verschepen van producten uit bijvoorbeeld China.

Wij zijn betrokken bij de inkoop van alles wat er nodig is om dat proces goed te laten verlopen. Denk aan transport vervoer, het vastgoed, de mechanisatie en de mensen die er rondlopen. Wij beheren de contracten met onze service providers en zorgen dat we op een juiste manier inkopen.

Hier komt strategisch inkopen om de hoek kijken. Want met de inkoop van dit volume en deze mate van complexiteit, moeten we op lange termijn nadenken welke partners we aansluiten. We komen in situaties die nog nooit zijn gedaan in termen van complexiteit en volume. Op basis van marktanalyse en business requirements maken we een gedegen plan. We moeten dat proces goed begeleiden, daarom zoeken we extra procurement specialisten voor onze teams.

Je werkt veel zelfstandig; 50% vanuit huis en 50% elders. Dat kan betekenen dat je naar een van de magazijnen gaat om te kijken wat er speelt. Of je gaat op werkbezoek bij de leverancier. Er zijn ook dagen dat je met het team op ons hoofdkantoor in Papendorp werkt. Je overlegt veel met de verantwoordelijke afdelingen bij bol.com. Je overziet zogezegd conceptueel de complexiteit, je kijkt meer op hoger niveau naar het hele bedrijf. Dat maakt het een unieke functie. Je zorgt dat de inkoop future proof is, je ziet kansen om de organisatie efficiënter te laten functioneren en je zoekt kwalitatieve oplossingen voor de juiste prijs.

Voor mij is het best presterende team een divers team. Een diversiteit aan persoonlijkheden zorgt voor meerdere invalshoeken, dat maakt het werk leuk. We hebben allemaal een vrij individualistische functie, maar we ondersteunen elkaar als team. Er verandert veel gedurende een werkdag, daar moet je mee om kunnen gaan. Flexibiliteit is belangrijk. Hier pas je het beste als je innovatief bent en veerbaar bent.

Een achtergrond in procurement is niet per se nodig. Je gaat zelfs direct aan het werk en met behulp van interne trainingen over onderhandelen en procurement zorgen we dat je snel genoeg op niveau bent.

Toen ik startte bij procurement zaten we midden in de bouw van ons nieuwe fulfilment center. De muren van het pand stonden en ik viel midden in het project om de mechanisatie in te kopen. Dat zijn grote projecten waar je in een korte tijd enorm veel leert.

Een andere uitdaging is het opzetten van een veerkrachtige supply chain. De afgelopen decennia was procurement en inkoop vooral een prijsgedreven vakgebied. Door de geo-politieke uitdagingen en de veranderingen waar we globaal mee te maken hebben, denk aan de pandemie en het klimaat, merken we dat het systeem verandert. Vanuit procurement moet je het hele plaatje overzien en de impact van al die ontwikkelingen vertalen naar je rol in de organisatie. De balans vinden tussen korte termijn voordelen en lange termijn weerbaarheid, dat vind ik een mooie uitdaging.

Het mooie aan bol.com vind ik dat je met een goed idee snel aan de slag kunt. Collega’s staan snel open voor nieuwe kansen die bijdragen aan de groei van bol.com. Dat ondernemerschap hoort echt bij onze cultuur.

Op een verjaardag zou ik zeggen dat je in een organisatie komt waar je zelf veel invloed hebt op de invulling van je eigen functie. Jouw rol is belangrijk, jouw werk heeft direct effect op het functioneren van het bedrijf. En dat op de schaal waar bol.com opereert, dat maakt het enorm interessant.