De logistieke uitdaging in een warehouse van 100.000 m2

Vivian Turnbull vertelt lachend hoe haar bluetooth speakers tot een baan leidden. “Als ik nu door het warehouse loop en de pallets met bluetooth speakers zie, denk ik weer terug aan hoe het voor mij ooit begon bij bol.com.”

Vivian is sinds een paar jaar Business Analist binnen het team Warehousing. Ze is dagelijks bezig om processen te optimaliseren rondom de voorraden in de warehouses in Waalwijk. “Binnen het team Warehousing zijn er verschillende sub-teams: Inbound, Outbound, Fulfilment Optimization, Mechanics en Stock, waar ik deel van uitmaak. Elk team heeft de focus op een specifiek onderdeel van de logistieke keten.“ De keuze voor operationele processen in voorraadbeheer was voor Vivian niet lastig, “Ik vind de basisprincipes van zo’n logistiek proces heel interessant, een onderdeel van mijn studie was het optimaliseren van fysieke processen, bijvoorbeeld in een warehouse. Een beetje mijn hersens kraken over dit soort vraagstukken, daar hou ik wel van.”

“Wij zorgen dat de voorraden administratief juist in de systemen staan. Dat is belangrijk voor onze inkopers, de commerciële afdeling en voor onze partners. Als klant zie je dit weer terug in de app en op de site als je een bestelling plaatst. Daarnaast zorgen we ervoor dat de artikelen in de juiste hoeveelheden op de juiste plek ligt. Die voorraden liggen op meerdere plaatsen in onze warehouses, bijvoorbeeld op de bulkopslag en de pick locaties.”

• Bulkopslag – “Bij bulkopslag staan alle artikelen nog op pallets in de enorme stellingkasten van het warehouse. Met reachtrucks worden de benodigde voorraden naar de picklocaties gebracht.”
• Picklocaties – “Hier staat de voorraad klaar die vanuit de (verwachte) bestellingen verzendklaar wordt gemaakt voor klanten.”

“Ons team zorgt ervoor dat al die voorraadinformatie klopt. Samen met de IT-teams brengen we alle informatie bij elkaar en maken deze klaar om intern te gebruiken in ons Warehouse Management Systeem.“

“Toen ik begon bij logistiek had ik een ideaalbeeld hoe alle losse onderdelen in één keer met elkaar moeten samenwerken. Maar in de praktijk leer je al snel dat er zoveel afhankelijkheden en andere prioriteiten zijn. Je kunt niet alles tegelijk doen. Elk onderdeel binnen bol.com heeft daarom een roadmap met een visie en doelen. Zo kun je binnen een gestructureerde werkwijze als team je projecten een plek geven, met daarbij de vrijheid en verantwoordelijkheid om het naar eigen inzicht in te vullen.”

Vivian vertelt erover: “Het is onder andere mijn taak om te laten zien welke waarde een project oplevert. Vrijwel alle projecten doe je samen met andere afdelingen of teams, we hebben heel veel samenspraak om zo tot een gezamenlijke visie te komen. We  onderbouwen onze plannen met een businesscase en bepalen zo de prioriteiten. Ons team werkt binnen bepaalde kaders en tegelijkertijd krijg je vrijheid om je eigen keuzes te maken. De keuze hoe je het project inricht, wat je ervoor nodig hebt en hoe het volgens jou een succes kan worden.”

Vivian vertelt enthousiast over een recent project, waar verschillende afdelingen binnen bol.com samenwerken om tot een succes te komen, “Replenishment is een project waar ik echt heel trots op ben. Dit is het proces om producten vanaf de bulklocatie naar de picklocatie te brengen. We werken er elke dag aan om onze klanten zo efficiënt mogelijk te bedienen en aan onze belofte te kunnen voldoen. Daar komt veel bij kijken. Zo doet ons Forecasting team voorspellingen over de te verkopen artikelen en weten zij ons te vertellen welke artikelen vaak samen worden besteld. Met die voorspellingen bepalen we samen met de Logistieke Operatie en Supply Chain Excellence hoeveel producten klaar moeten liggen op de picklocaties, zodat onze collega’s van Ingram Micro ze snel en efficiënt kunnen pakken om aan orders te voldoen.

De voorspellingen nemen we eveneens mee in de verdeling over twee belangrijke gebieden, de picktoren en de Fast Mover Flexlane. In die laatste zetten we de wat grotere producten, zoals bordspellen, luiers of grote dozen Lego,  waarvan we weten dat die veel gaan verkopen. Het klinkt heel eenvoudig, maar het brengt zoveel verschillende partijen binnen bol.com samen.”

“Al die logica en voorspellingen lopen via IT-systemen die we intern ontwikkelen. Hiermee sturen we de operatie aan op de werkvloer. Daarbij moet je met veel factoren rekening houden. Bijvoorbeeld als pallets op een specifiek moment worden verplaatst, of als een artikel meer prioriteit heeft omdat er open orders zijn die vandaag nog weg moeten. Bij een optimale inrichting van de werkvloer gaat het om de juiste keuzes maken in de juiste volgorde, zeker nu we ons warehouse van 50.000 m2 uitbreiden. We werken onder andere met data scientists, IT-teams en de teams op de werkvloer. Dat komt allemaal samen in zo’n project. Dat vind ik heel gaaf. Gelukkig werk ik niet alleen achter mijn laptop. Ik ben af en toe in Waalwijk te vinden om met eigen ogen te zien hoe alles loopt en waar we nog kunnen verbeteren.”

Voor Vivian was bol.com een logische keuze: “Bij bol.com gebeurt enorm veel op logistiek gebied. We hebben één van de grootste warehouses in Nederland, we innoveren veel in ons vakgebied én ik zit in het hart van de logistiek hier. Een innovatieve, logistieke omgeving bij een bedrijf waar een goede sfeer hangt, ambitieuze mensen werken en waar samenwerking hoog in het vaandel staat. Die combinatie maakt dat ik heel graag bij bol.com werk.”